Miten varmistaa IT-päättäjien osallistuminen liiketoimintapäätöksiin?

Riippumatta siitä, kuuluuko teknologia yrityksen ydintarjontaan vai onko se osa prosesseja ja menetelmiä, yrityksen on pystyttävä erottumaan kilpailijoista, pysymään innovaatioiden eturintamassa ja tarjoamaan asiakkaille sitä, mitä he tarvitsevat. Erityisen tärkeää tämä on nykyisillä digitaalisilla ja kilpailluilla markkinoilla, ja siinä teknologia on avainasemassa.   

Jotta yritys voi menestyä liiketoiminnassaan, IT-johtajien ja -päättäjien on osallistuttava kaikkeen liiketoimintaa koskevaan päätöksentekoon – erityisesti, jos tehokkuudesta halutaan pitää kiinni. Tämä näkemys käy ilmi Brotherin kyselytutkimuksesta, jonka se teetti hiljattain IT-päättäjien keskuudessa. Suurin osa vastaajista (88 %) oli sitä mieltä, että IT-osasto on tärkeää ottaa osaksi yrityksen liiketoimintaa. Lisäksi 72 % vastaajista oli sitä mieltä, että IT-osaston toiminta vaikuttaa suuresti liiketoiminnan tehokkuuteen. Käytännön toteutus tällä osa-alueella on kuitenkin puutteellista: vain noin neljännes oli sitä mieltä, että IT-osasto "osallistuu erittäin paljon" liiketoiminnan tavoitteisiin, kun taas toiset 25 % piti osallistumisen tasoa "hyväksyttävänä" (kun vastaajilta kysyttiin toimintoihin ja prosesseihin osallistumisesta, osuus oli hieman suurempi).

Jos IT-osasto ei osallistu liiketoimintaan, se ei myöskään pysty ylläpitämään prosesseja ja tuottavuutta. Tehottomuus ja yhteistyön puute voivat johtaa esimerkiksi siihen, että teknologiaa hankitaan tai sitä koskevia päätöksiä tehdään kysymättä IT-osaston näkemystä. Jos taas IT-osasto vastaa hankinnoista ja päätöksenteosta keskustelematta niistä operatiivisen johdon kanssa, hankitut työkalut eivät välttämättä täytä vaatimuksia tai ole riittävän skaalautuvia.

IT-osaston tuoma lisäarvo

IT-osaston tehtävänä on vastata prosessien hallintaan, viestintäkanaviin ja asiakasrajapintoihin liittyvien työkalujen arvioimisesta, hankinnasta ja käyttöönoton valvonnasta. IT-osasto myös huolehtii organisaation infrastruktuurin integroinnista asiakkaiden ja toimittajien järjestelmiin ja laitteisiin. Koska IT-osaston toimintakenttä on näin laaja, sen toiminnalla on suuri vaikutus liiketoiminnan tehokkuuteen. Siksi IT-osaston ottaminen osaksi päätöksentekoprosessia auttaa parantamaan tehokkuutta ja kannattavuuttakin.

Kun IT-osasto osallistuu muiden yrityksen osastojen ja johdon prosesseihin, voidaan varmistaa, että yrityksessä otetaan käyttöön oikeaa ja kulloisetkin vaatimukset täyttävää teknologiaa oikeassa paikassa. Tämä itsestään selvältä vaikuttava asia ei kuitenkaan toteudu monissa pk-yrityksissä. Niissä ei ole tapana ottaa IT-osastoa osaksi yrityksen strategista päätöksentekoa.

Brotherin teettämän kyselytutkimuksen mukaan tärkeimmät osa-alueet, joilla tehokkuutta pitäisi parantaa, ovat tiedonhallinta (35 %), tekoäly (31 %) ja kyberturvallisuus (30 %). Monissa yrityksissä etusijalle nousee tuottavuuden parantaminen, joka voidaan saavuttaa prosessien digitalisoinnilla, etätyön mahdollistamisella tai viestinnän nopeuttamisella. Kaikissa näissä tarvitaan todennäköisesti jonkinlaista teknistä tukea, jossa IT-osasto voi olla avuksi.

Viestintä tehostaa osallisuutta

IT-osaston osallistuminen on voittoisa konsepti 

IT-osaston ottamisella osaksi yrityksen johtoryhmää on paljon hyötyjä. Se auttaa tekemään teknologiaa koskevasta päätöksenteosta realistista ja liittämään sen liiketoiminnan tavoitteisiin. Esimerkiksi kyberturvallisuusratkaisut kattavat datan arvoketjun aidosti tai tulostusratkaisut ovat joustavia, eivät yli- tai alimitoitettuja.

Yksinkertaistettu esimerkki tilanteesta, jossa IT-osastolla ei ole yhteyttä yrityksen johtoon: Sisäiseen käyttöön tarkoitettujen tulostimien hankintaa koskevasta päätöksenteosta vastaa hankintaosaston työntekijä. Hän tilaa halpoja mutta laadukkaita laitteita, joiden liittäminen olemassa olevaan verkkoon ei kuitenkaan ole tehokasta, eivätkä tulostimet täytä yrityksen kyberturvallisuusvaatimuksia. Uusien tulostimien käyttöönottoon liittyy tällöin kustannuksia, minkä lisäksi se vie aikaa ja resursseja.

Liiketoiminnan päätöksentekoon osallistuvalla IT-osastolla on vapaammat kädet, joten se pystyy optimoimaan infrastruktuuria paremmin sekä vahvistamaan suhteita teknologiakumppaneihin, jotka tukevat ja edistävät yrityksen tavoitteita. Tämä ehkäisee edellä kuvattuja ongelmia. Juuri tämä on IT-osaston yritykselle tuoma lisäarvo: se selvittää ja arvioi, mitkä ratkaisut ovat yrityksen kannalta parhaat, ja tekee yhteistyötä sopivien toimittajien ja kumppaneiden kanssa. Näin tehdyt valinnat ovat paitsi oikeita, myös tehokkaita.

Me Brotherilla tiedämme tämän ja tarjoamme yrityksille niiden tarvitsemaa tukea, neuvontaa ja ylläpitoa. Näin varmistetaan, että yritys saa tarvittavat erityistoiminnot, turvalliset ratkaisut ja tietenkin yrityksen muihin järjestelmiin integroitavat ratkaisut – koska integrointi on aina avainasemassa. 

Yhteenvetona voidaan todeta, että IT-osaston ottaminen osaksi liiketoiminnan strategista päätöksentekoa auttaa yritystä parantamaan tehokkuutta ja erottumaan kilpailijoistaan.