Miten tekoäly mullistaa liiketoiminta-arjen

Digitalisaation aikakaudella tekoäly (AI) ei ole enää tulevaisuuden haave, vaan sen vaikutus näkyy päivittäisessä työssä yhä enemmän. Tekoälytyökalut ja -ratkaisut tehostavat merkittävästi esimerkiksi kirjoittamista, kääntämistä, graafista suunnittelua ja ohjelmointia. Lisäksi tulevat perinteiset tekoälysovellukset, joita käytetään muun muassa toistuvien kaavojen ja virheiden tunnistamiseen laadunvarmistus- ja valvontatehtävissä. Ennen tekoälyn käyttöönottoa yrityksessä on tärkeää olla tietoinen siihen liittyvistä rajoituksista sekä tietosuoja- ja tietoturvariskeistä.

Tekoälyllä tarkoitetaan algoritmejä, jotka saavat koneet toimimaan älykkäästi. Nämä algoritmit tunnistavat automaattisesti ongelmia ja malleja tai ymmärtävät kieltä. Tekoälyä käytetään monissa sovelluksissa, kuten koneoppimisessa (ML), syväoppimisessa (DL) ja yleisessä tekoälyssä:

• Koneoppimisalgoritmit käsittelevät suuria tietomääriä ja voivat oppia niissä havaitsemistaan kaavoista. Esimerkki: hahmontunnistus laadunvalvonnassa tai todentamisessa.
• Syväoppiminen tarjoaa monitahoisia tekoälymalleja, jotka ovat lähellä ihmisen älykkyyttä. Esimerkki: roboteissa ja itseajavissa ajoneuvoissa käytetyt tekoälyalgoritmit.
• Yleiset tekoälymallit voivat tuottaa tietovarastostaan automaattisesti tuloksia käyttäjän määritysten mukaisesti. Esimerkki: OpenAI:n ChatGPT.

Miten tekoälyn käyttöönotto yksinkertaistaa erilaisia prosesseja?

Markkinoilla on paljon erilaisia tekoälytyökaluja monenlaisiin tehtäviin. Ne helpottavat prosesseja ja vapauttavat työntekijöiden resursseja suorittamalla nopeasti aikaa vieviä tehtäviä, kuten videoiden ja kuvien käsittelyä. Suunnittelutyökalut puolestaan optimoivat ajankäytön hallintaa. Valvonta- ja analyysityökaluja taas voidaan käyttää ennalta määritettyjen parametrien tarkistamiseen. Ne lähettävät säännöllisesti tuloksia kohderyhmäkohtaisina raportteina päättäjille tai huoltoteknikoille. Näin näillä henkilöillä on aina käytettävissään ajantasaiset tiedot tarvittavista prosesseista.

Turvallisuuteen liittyvien parametrien tai keskeisten liiketoiminnan suorituskykyindikaattoreiden seurannassa nämä työkalut antavat automaattisesti hälytyksiä ennalta määritellyistä tapahtumista, varoittavat akuuteista riskeistä ja jopa ehdottavat korjaavia tai ehkäiseviä toimenpiteitä. Näin ne edistävät yrityksen tietoturvaa ja optimoivat toimintaprosesseja.

Tekoälyyn perustuvat analyysityökalut tarjoavat päätöksenteon apuvälineitä monenlaisiin ongelmiin, ja ne räätälöidään kulloisiinkin erityisvaatimuksiin. Esimerkiksi tulostimien ja monitoimilaitteiden käyttöä yritysverkossa voidaan analysoida, jotta laitteita voidaan käyttää tehokkaammin ja optimoidummin. Yrityksen IT-osasto voi käyttää tekoälyyn perustuvia työkaluja monenlaisten prosessien automatisointiin esimerkiksi laitehallinnassa tai uusien työntekijöiden työhönotossa. Uusille työntekijöille osoitetaan automaattisesti vakiosovelluspaketti, laskentakapasiteetti ja käyttöoikeudet ennalta määriteltyjen roolien mukaisesti. Päätelaitteet konfiguroidaan käyttäjäprofiilin mukaisesti ennen toimitusta, ja ne rekisteröidään automaattisesti, kun niillä kirjaudutaan yrityksen verkkoon ensimmäistä kertaa. Tämä vähentää IT-osaston työmäärää merkittävästi.

Miksi yhä useammat yritykset käyttävät ChatGPT:tä? 

Tällä hetkellä erittäin suosittu tekoälysovellus on yleiseen tekoälyyn perustuva chatbotti ChatGPT. Se on selkeä osoitus siitä, miten monipuolinen työkalu tekoäly on. Monet yritykset ovat jo ottaneet ChatGPT:n käyttöön tehostaakseen ja yksinkertaistaakseen erilaisia prosesseja. Se voidaan ohjeistaa kääntämään asiakirjoja automaattisesti vain muutamassa sekunnissa. Yhtä nopeasti se tekee yhteenvedon sähköpostikeskusteluista sekä translitteroi kokouksen äänitiedoston tekstiksi ja tekee tiivistelmän kokouksen sisällöstä. Aiemmin tunteja vieneeseen työhön menee chatbotilta vain hetki.

ChatGPT:tä voi käyttää myös PowerPoint-esitysten, konseptien ja kampanjoiden ideointiin. Botin kanssa keskustelemalla työntekijät saavat ehdotuksia ja jopa parhaimmillaan lähes käyttövalmiita tekstejä nopeasti. Kun ideoita voi pallotella tekoälyn kanssa, ei enää tarvitse järjestää aivoriihtä.

IT-kehittäjät voivat käyttää chatbottia peruskoodaamiseen tai yksilöityjen työkalujen koodaamiseen vain sekunneissa, mikä nopeuttaa työskentelyä. Se voi myös auttaa IT-tukipalvelun työntekijöitä. Lisäksi ChatGPT-pohjaiset analyysit mahdollistavat tietoon perustuvien ja siten järkevien IT-päätösten tekemisen: ChatGPT voidaan integroida esimerkiksi projektinhallintaohjelmistoon. Näin sitä voidaan käyttää projektitietojen, kuten aikataulutuksen, resurssien saatavuuden ja vastaavien tietojen analysointiin aiempien projektien tietojen perustella. Tekoäly optimoi resurssien kohdentamisen ja ehkäisee kalliita viivästyksiä.

Vastaavasti chatbottia voi käyttää myös IT-infrastruktuurin optimoimiseen: tekoäly analysoi verkon käyttötietoja, kuten palvelinten suorituskykyindikaattoreita, verkkoliikennettä ja käyttäjien käyttäytymismalleja, ja ehdottaa soveltuvia optimointeja. IT-osasto voi saavuttaa kustannussäästöjä yhdistämällä palvelimia tai mukauttamalla IT-infrastruktuurin suorituskykyä jakamalla verkkoresurssit käyttäjien käyttäytymisen perusteella. Chatbotin avulla voidaan myös valvoa infrastruktuuria jatkuvasti ja saada reaaliaikaista tietoa mahdollisista ongelmista ja poikkeamista. Tämä mahdollistaa nopean, ennakoivan toiminnan ja parantaa IT-resurssien käytettävyyttä.

Tekoäly voi siis auttaa nopeuttamaan ja helpottamaan työskentelyä. Se myös säästää resursseja.

Miten tekoälyn käyttöönotto vähentää henkilöstön työmäärää ja lisää tehokkuutta?

Tekoälyn käyttöönotto voi keventää työntekijöiden työtaakkaa monin tavoin. Analyysityökalut tarjoavat perusteltua tietoa päätöksenteon pohjaksi ja helpottavat strategioiden toteuttamisesta vastaavien työntekijöiden työpainetta. IT-johto voi suunnitella IT-projekteja entistä luotettavammin, hyödyntää infrastruktuuria tehokkaammin ja turvallisemmin sekä parantaa uusien laitteiden suunnittelua vastaamaan nykyisiä vaatimuksia.

Yksi tekoälyn suurimmista eduista on sen tuoma ajansäästö.  Työntekijöiden arvokasta työaikaa säästyy, kun tekoäly hoitaa muutoin aikaa vievät ja monimutkaiset data-analyysit ja -toiminnot muutamassa sekunnissa pyydettäessä tai automaattisesti. Tekoälyn avulla voidaan myös luoda uusia työkaluja ja palveluja käyttäjille paljon nopeammin ja helpommin kuin ennen. Se puolestaan tehostaa käyttäjien työtä ja säästää aikaa.

Markkinoilla on tällä hetkellä pulaa osaavista asiantuntijoista. Tässä tilanteessa tehoäly mahdollistaa myös työntekijöiden työnkuvan laajentamisen kuormittamatta heitä liikaa. Tämä ei koske ainoastaan IT-alaa, jolla työvoimapula on erityisen suuri.

Tekoälyn käyttö lisää myös yrityksen houkuttelevuutta työnantajana, kun sen hoidettavaksi on annettu paljon aikaa ja vaivaa vaativat tylsät ja yksitoikkoiset rutiinitehtävät. Työntekijät saavat keskittyä luoviin ja haastaviin työtehtäviin, mikä lisää työtyytyväisyyttä. ChatGPT:n mahdollisuudet pääsevätkin oikeuksiinsa, kun tekoäly yhdistetään ihmisen intuitioon ja luovuuteen. Näin syntyy entistä innovatiivisempia ratkaisuja monilla liiketoiminnan osa-alueilla. Työntekijät tarvitsevat kuitenkin koulutusta selviytyäkseen näistä uusista vaatimuksista.

Mitä riskejä ja rajoituksia tekoälyn käyttöön liittyy?

Kun yrityksissä otetaan käyttöön tekoälysovelluksia, on tärkeää olla tietoisia niihin liittyvistä riskeistä ja rajoituksista. ChatGPT:n kaltaiset generatiiviset tekoälysovellukset ovat tavallisesti pilvipalveluja. Siksi tietosuoja ja tietoturva ovat erityisen tärkeitä. Osa yrityksistä on ottanut käyttöön oman, vain yrityksen sisällä käytettävän version ChatGPT:stä. Tällaista yrityksen omaa sovellustakaan käytettäessä chatbottiin ei tule syöttää henkilötietoja.

Kyberrikolliset voivat käyttää tekoälyä automaattisiin hyökkäyksiin, minkä vuoksi yrityksissä tarvitaan tekoälyä tukevia puolustusjärjestelmiä. Tekoäly on siis sekä turvallisuusriski että tärkeä osa suojatoimia.

Lisäksi on tärkeää pitää mielessä, että chatbotin tuottamat tulokset ovat vain niin hyviä kuin sen käytettävissä olevat tiedot. ChatGPT:n tietovaranto ei sisällä uusimpia tietoja, ja internetin sisältö edustaa vääristynyttä kuvaa ihmiskunnasta. Esimerkiksi tekijänoikeusloukkauksilta voidaan välttyä käyttämällä sanamuotoja ”jonkin tyylinen tai henkinen”. Ihmisen tulee aina tarkistaa generatiivisen tekoälysovelluksen luoma sisältö ja mukauttaa sitä tarvittaessa.

Näistä rajoituksista huolimatta on täysin selvää, että IT-osastojen kannattaa ehdottomasti ottaa tekoälyn käyttöönotto tehtävälistalleen. Jotta se tapahtuisi mahdollisimman järkevästi, tekoälyn käyttöönotto on sisällytettävä yrityksen strategiaan ja tietoturvakäytäntöihin. Yritysten on tärkeää pysyä mukana teknologian kehityksessä ja välttää tekoälytyökalujen hallitsematonta ja suojaamatonta käyttöä.

Miten tekoäly voi tehostaa tulostusprosesseja?

Tekoäly on löytänyt tiensä myös tulostamisen alalle. Tekoäly voi valvoa laitteiden käyttöä ja käyttäytymistä verkkotasolla reaaliaikaisesti ja varoittaa huoltoteknikoita mahdollisista teknisistä ongelmista varhaisessa vaiheessa. Näin voidaan ehkäistä häiriötilanteita.

Tekoäly auttaa myös IT-osastoa tunnistamaan tulostusvaatimuksiin liittyvät käyttäytymisen muutokset helpommin. Tietojen perusteella tulostusympäristöä voidaan mukauttaa täyttämään kulloinkin vallitsevat vaatimukset tehokkaammin. Saatujen tietojen perusteella voidaan esimerkiksi päätellä, onko laitteiden toimintovalikoima ihanteellinen tai olisiko toinen malli tai asennuspaikka kustannustehokkaampi tai käyttäjille helpompi. Erityistä hyötyä tällaisista tiedoista on yrityksille, joissa on joustavat työjärjestelyt.

Tekoälyn tukema tai Managed Print Services -palvelu yksinkertaistaa yrityksen tulostuksenhallintaa. Viat voidaan tunnistaa ja korjata nopeammin. Lisäksi jokainen laite tunnistaa automaattisesti, kun tulostusväri on loppumassa, ja voi tilata täydennystä automaattisesti. Se eliminoi käyttökatkokset ja helpottaa tulostimien käyttöä sekä vähentää merkittävästi käyttäjien ja huoltoteknikoiden työmäärää.

Miksi tekoälyn käyttöönotto edellyttää strategiaa? 

Tekoäly ja automaatio ovat jo pitkään olleet osa arkea, ja niiden vaikutus kasvaa jatkuvasti digitalisaation edetessä. Viime kädessä on kyse työkaluista, jotka on räätälöitävä ennalta määriteltyihin tarkoituksiin ja otettava käyttöön tietyllä tavalla. Tekoälyn käyttöönotto edellyttää siis strategista suunnitelmaa. Tekoälyn kehittämisessä ja vaatimukset täyttävässä käyttöönotossa kannattaakin tehdä yhteistyötä tekoälyn asiantuntijapalvelujen kanssa.

Tutustu Managed Print Services -palveluun!