Tietokoneellaan työskentevä mies edessään suuri pino tulostettuja asiakirjoja

Ulkoistaminen - Milloin IT-johtajien kannattaa pyytää apua?

08 lokakuuta 2024
4 minuutin lukuaika

Kirjoittaja

Brother-kirjoittaja
Brother-työnimike
Brother-osasto

08 lokakuuta 2024
4 minuutin lukuaika

Mitä tulevien kuukausien tehtävälistasi pitää sisällään? Aiotko vauhdittaa yrityksesi digitaalista muutosta? Ottaa niskalenkin pilviratkaisuista? Selvittää, miten generatiivista tekoälyä voi hyödyntää asiakastuessa?

IT-johtajat joutuvat kohtaamaan lukuisia uusia ja lupaavia teknologioita. Siksi onkin ymmärrettävää, että se voi joskus tuntua ylivoimaiselta. Edes lahjakkain ja joustavinkaan johtaja ei pysty venyttämään budjettia sekä työntekijöiden jaksamista ja omaa jaksamistaan loputtomiin.

Ei siis ole ollenkaan yllättävää, että monet IT-johtajat ovat päätyneet ulkoistamaan suuria osia IT-toiminnoista. Ulkoistaminen tarjoaa heidän käyttöönsä huippuluokan osaajia ja vapauttaa heidän aikaansa tärkeimpiin asioihin keskittymiseen.

IT-toiminnassa on helppo keskittyä isoihin strategisiin kokonaisuuksiin, kuten tekoälyyn ja pilviratkaisuihin. Samalla olisi kuitenkin muistettava ylläpitää myös päivittäisiä tehtäviä, kuten tulostuksenhallintaa. Nekin voivat soveltua ulkoistettaviksi, ja vaikutukset ja hyödyt voivat näkyä jopa välittömästi.

Mistä IT-päättäjien kannattaa aloittaa?

Brother teetti hiljattain perusteellisen tutkimuksen tutkimusyritys Savantalla, jossa selvitettiin pk-yritysten johtajien nykyisiä haasteita. Se kertoo, mitkä osa-alueet saattavat olla sopivia ulkoistettaviksi. Suurin yksittäinen ongelma on tietoturva. Budjettihallintaan ovat kuitenkin viimeisen 12 kuukauden aikana vaikuttaneet uusien teknologioiden kehitys, talouden muutokset, yllättävät kustannukset ja tietoturvaongelmat.

Samalla vastuullisuuden merkitys on kasvussa, sillä neljä viidestä pk-yritysten IT-päättäjästä pitää sitä tärkeänä koko liiketoiminnalle, ja lähes yhtä moni mainitsee sen IT-tiimien kannalta keskeisenä asiana.

Voidaan ajatella, että nämä ovat ulkoisia asioita, joihin jokainen organisaatio törmää. IT-johtajiin kohdistuu kuitenkin myös sisäisiä paineita, jotka liittyvät erityisesti omien tiimien johtamiseen ja ylläpitoon. Jopa 41 prosenttia IT-päättäjistä kertoi, että rekrytointiin ja työntekijöiden pysyvyyteen liittyy haasteita.

Olisiko aika pyytää apua?

Edellä kuvattu haasteiden kirjo on melkoinen. Jotta yritys voi toimia täysipainoisesti, IT-asiantuntijoiden on pystyttävä hallitsemaan kaikkia näitä ongelmia samanaikaisesti. Lupaava tekoälystrategia voi mennä mönkään, jos tekoälymallien IP-osoite tai koulutusdata päätyy verkkohyökkäyksessä luvattomiin käsiin. Niin IT-osaston kuin muidenkaan osastojen työntekijät eivät pysty parhaaseensa, jos käytettävissä ei ole työn tekemiseen vaadittavaa perusinfrastruktuuria. Tätä kaikkea ei edes kaikkein taitavin ja tunnollisin IT-päättäjä pysty hallitsemaan yksin.

Kun yrityksen IT-resursseja halutaan hyödyntää mahdollisimman tehokkaasti, yksi vaihtoehto on ulkoistaa osa tai jopa kaikki näistä tehtävistä. Ulkoistamisesta tekee houkuttevan vaihtoehdon se, että se parantaa tuottavuutta. Näin totesi 42 prosenttia vastaajista, ja lähes yhtä suuri osuus mainitsi ulkoistamisen vaikutuksen tietoturvaan. Yhtä tärkeä tekijä on se, että ulkoistaminen voi pienentää kustannuksia. Lisäksi yli kolmannes IT-päättäjistä mainitsi ulkoistamisen hyödyksi sen vaikutuksen nopeuteen ja ketteryyteen.

Näillä hyödyillä on omat lisävaikutuksensa. Brother Europen tietohallintojohtaja, Basil Fuchs toteaa, että ulkoistamalla muut kuin ydintehtävät yritykset voivat keskittyä työntekijöiden kehittämiseen ydinliiketoiminta-alueillaan, mikä lisää työtyytyväisyyttä. Lisäksi hän huomauttaa, että ulkoistetut palvelut ja pilviratkaisut voivat tukea hybridityön tekemistä merkittävästi.

Ulkoistaminen luo yrityksille kuitenkin myös erinomaisia tilaisuuksia toteuttaa laajoja digimuutoshankkeita nopeassa aikataulussa, Basil Fuchs sanoo. “Ulkoistuskumppaneiden osaamisen ja innovatiivisuuden hyödyntäminen auttaa yrityksiä nopeuttamaan digihankkeiden totetuttamista.”

Siksi organisaatioiden on tärkeää pohtia sekä teknologia- että ulkoistamisstrategioitaan kokonaisuutena.

On ymmärrettävää, miksi nousevat teknologiat houkuttavat monia yrityksiä, kuten ohjelmistorobotiikka ja tekoäly, vaikka niiden vaikutuksia ei ymmärretä kunnolla. Fuchsin mukaan "teknologiahypen keskellä on kuitenkin tärkeää ottaa huomioon myös käytännön asiat, kuten niiden arvo asiakkaille ja integrointi olemassa oleviin järjestelmiin."

Lisäksi Fuchs toteaa, että yritykset sivuuttavat helposti toimistoinfrastruktuurinsa optimoimisen, mukaan lukien tulostus- ja asiakirjanhallintateknologian, jota työntekijät tarvitsevat päivittäin. "Se voi johtaa tehottomuuteen ja menetettyihin kustannussäästöihin sekä heikentää työtyytyväisyyttä."

Työntekijä lukee tulostettua asiakirjaa toimistoympäristössä muiden työntekijöiden keskustellessa taustalla.

Mitä muut IT-päättäjät tekevät?

Yli 60 prosenttia IT-johtajista on ulkoistanut hosting- ja pilvipalvelut tai harkitsee niiden ulkoistamista. Lähes yhtä moni – 56 prosenttia – on joko ulkoistanut tietoturvapalvelut tai suunnittelee niiden ulkoistamista. Mitä tulee liiketoiminnan vastuullisuuden hallintaan ja hankintaan, nämä toiminnot on ulkoistanut vain 16 prosenttia. Alle viidennes on ulkoistanut hybridityöratkaisut tai -palvelut, ja 23 prosenttia harkitsee niiden ulkoistamista.

Tämä saattaa tuntua ristiriitaiselta, sillä lähes kolmannes vastaajista kertoo, että toimistolaitteet ja -teknologia muodostavat suurimman osan IT-budjetin kuluista. Lisäksi 44 prosenttia kertoo, että budjetin ja ennusteen mukaiset toimistolaite- ja toimistoteknologiakustannukset ovat kasvaneet viimeksi kuluneen vuoden aikana.

Kustannussäästöt olivat lähes puolelle IT-osastoista "vastuullista" toimintaa edistävä tekijä. Tulostukseen liittyvillä toiminnoilla on selkeä rooli yritysten kestävän kehityksen tavoitteiden saavuttamisessa. Vastuullisuuden saralla energiankulutus on IT-päättäjien tärkein huolenaihe, mutta kakkosena tulee tulostuksenhallinta ja heti sen jälkeen käytettyjen tuotteiden kierrätys. Viidennes mainitsi muste- ja laservärikasettien kierrätyksen yhtenä osa-alueena.

Toimistoinfrastruktuurin ja tulostimien hallintaan ei ehkä aina kiinnitetä paljon huomiota, mutta nämä ovat haasteita, joita lähes kaikki organisaatiot, niin suuret kuin pienetkin, kohtaavat. Koska näyttää siltä, että henkilöstöön liittyviin ongelmiin ei ole luvassa helpotusta lähiaikoina, sekä julkishallinnon toimijoihin että yksityisiin yrityksiin kohdistuu yhä enemmän painetta pitää kustannukset kurissa ja osoittaa vastuullisuutensa.

Tulostuksen vallankumous?

Tulostusinfrastruktuurin ja -tarvikkeiden siirtäminen tulostuksenhallinnan ammattilaiselle voi auttaa ratkaisemaan yhden ongelman. Se voi auttaa ylläpitämään tulostusinfrastruktuuria ja -tarvikkeita tehokkaammin, vastuullisemmin ja tietoturvallisemmin. Lisäksi se parantaa työtyytyväisyyttä – erityisesti niiden IT-työntekijöiden kohdalla, joiden ei enää tarvitse kantaa huolta tulostusinfrastruktuurista.

Ratkaisevaa on myös se, että IT-johtajille jää enemmän aikaa puuttua kasvaviin kyberuhkiin tai selvittämiseen, miten generatiivinen tekoäly sopii heidän liiketoimintamalliinsa.

Mihin IT-ammattilaisten sitten tulisi kiinnittää huomiota etsiessään ulkoistuskumppania sekä strategisiin innovaatiohankkeisiin että yrityksen toiminnassa pitävän teknologian hallintaan? Tutustu tarkemmin Brotherin alustaan, MPS-tulostuksenhallintakumpaneihimme ja yritysten MPS-paketteihin.

Lähteet:
Kaikki tiedot perustuvat tutkimukseen "2023 Brother SMB IT Decision-Maker Study Savanta SMB ITDM research".