Miksi yritykset ovat alkaneet luopua A3-tulostimista

Kehityksen taustalla on vaatimus tehokkuudesta. Maailmassa vallitsevat talous-, ympäristö- ja yhteiskuntakriisi sekä epävakaa geopoliittinen ilmapiiri. Lisäksi tilanteeseen vaikuttaa jatkuvasti kiihtyvä digimuutos, joka vaikuttaa kaikkiin aloihin ja kaikkiin ihmisiin. Kun yritykset ovat aiemmin pyrkineet löytämään edullisia ja tehokkaita laitteita, niiden on nyt otettava huomioon vastuullisuus, työntekijöidensä hyvinvointi ja uusi, muuttuva tilanne. Näiden tekijöiden välillä luoviessa yritysten on pystyttävä löytämään ratkaisut, jotka kestävät aikaa sekä varmistavat yritystoiminnan tuottavan ja kannattavan jatkumisen.

Myös toimistot, jollaisina me ne aikaisemmin tunsimme, ovat muuttuneet, ja nyt edessä on toimitilojen ja niissä olevan teknologian järkeistäminen nykytilannetta vastaaviksi. Työntekijät eivät enää kokoonnu yrityksen toimipisteisiin tekemään töitä viitenä päivänä viikossa. Sen sijaan on yleistynyt malli, jossa työntekijät sijaitsevat hajallaan etätyöpisteissään. Työntekijät odottavat joustavuutta ja jopa mahdollisuutta tehdä pelkkää etätyötä. Kun työntekijät tekevät etätyötä kotonaan, yrityksen toimipisteissä ei enää tarvita heitä varten tiloja ja laitteita samalla tavalla kuin ennen. Työntekijöillä on etätyöpisteissään käytössään pienempiä tulostimia, jotka täyttävät heidän tulostustarpeensa.

Koska työskentelytavatkin ovat muuttuneet ja työtä tehdään pienemmissä, maantieteellisesti hajallaan sijaitsevissa ryhmissä, tulostus- ja skannaustarpeet on optimoitava näitä palveluja tarvitseville.

Laser- ja mustesuihkumonitoimitulostimet - pieni voi olla tehokkaampi

Kuten jo edellä totesimme, isompi ei välttämättä ole parempi. Miksi yrityksissä sitten edelleen käytetään keskitettyjä laitteita, jotka on tarkoitettu suurille työntekijämäärille, vaikka työntekijät tekevät töitä etänä ja toimistoilla on vähemmän väkeä?

Isot, keskitetyt laitteet ovat hyvä ratkaisu, kun tulostusmäärät ovat suuria ja toimistot täynnä niitä käyttäviä työntekijöitä. Aiemmin tulostimissa keskityttiin omistamisen kokonaiskustannuksiin, mutta nyt kun tulostusmäärät ovat useimmissa organisaatioissa pienentyneet, on kustannustehokkaampaa hankkia pienikokoisia A4-tulostimia, joista yleisimmissä malleissa on myös skannaustoiminto. Näin siitä huolimatta, että näiden pienempien laitteiden sivukohtainen tulostushinta on suurempi kuin isoilla koneilla. Nämä pienet, tehokkaammat laitteet täyttävät työntekijöiden päivittäiset tulostus- ja skannausvaatimukset laadukkaasti, energiatehokkaasti ja pienessä edullisessa koossa riippumatta siitä, missä he työskentelevät.

Tulevaisuuden tulostimet

Tutkimusyritys Savantan tekemän kyselytutkimuksen mukaan kaksi kolmesta yritysten tulevien vuosien investointikohteista liittyy teknologiaan: ohjelmistoihin ja laitteistoihin. Odotettavissa onkin, että vaikutukset tulostuskustannuksiin ovat jatkossa suuret.

Vaikka varsinaiset tulostusmäärät toimistoissa vähenevät, tulostimia on silti oltava riittävästi. Nyt ei välttämättä tarvita suurikapasiteettisia tulostimia, kuten vielä joitakin vuosia sitten, vaan tulostimilta odotetaan myös mahdollisuutta skannaukseen ja tärkeiden asiakirjojen digitointiin. Se auttaa sujuvoittamaan prosesseja ja tukee samalla tietoturvaa, kun yhä useammat työntekijät työskentelevät muualla kuin toimistolla.

Lisäksi on tärkeää mainita kyberturvallisuus ja pitää mielessä, että tulostimien tulee olla joustavia ja turvallisia. Tulostimet ovat IoT-laitteita (Internet of Things), jotka kiinteään verkkoon tai WiFiin yhdistettynä eivät välttämättä ole tietoturvallisia vaan saattavat tarjota kokeneelle tunkeutujalle helpon pääsyn verkkoon. Tulostimilla käsitellään luottamuksellisia tietoja, minkä vuoksi ne voivat joutua tietomurron tai -vuodon kohteeksi. Etätyötä tekevien työntekijöiden tulostimet muodostavat siis tietoturvariskin, josta yrityksen on tärkeää olla tietoinen.

Tulostimiin tulisikin suhtautua kuten kannettaviin tietokoneisiin, ja niiden tulee olla hallittavissa yrityksen verkossa. Se takaa niiden turvallisuuden, mutta mahdollistaa myös tulostimien käytön ja kustannusten hallinnan sekä tuen tarjoamisen tarvittaessa. Lisäksi IT-tiimien tulee huolehtia siitä, että työntekijöillä on käytettävissään tarvittavat työvälineet. Hybridityön aikakaudella on selvää, että paras ratkaisu ovat A4-kokoiset monitoimilaitteet. Sen osoittavat myös myyntiluvut. Pandemian myötä A3-kokoisten laitteiden myynti romahti nopeasti, mutta analytiikkayritys Gfk:n mukaan tulostinmyynti on jatkanut tasaista kasvuaan pandemian alusta lähtien – juuri etätyön tuomien muutostarpeiden vuoksi.

Yrityksissä ymmärretään, että työntekijöille on tarjottava oikeat työvälineet joustavasti, kustannustehokkaasti ja turvallisesti. Elämme todellakin tehokkuuden aikakautta.

Jos mietit, tarvitseeko yrityksesi edelleen A3-laitteita, ota yhteyttä asiantuntijaamme. 

^{1 Lähde: Savanta, Business Tracker – Wave 1 (October 2020) – 1,001 UK businesses}