Miten tulostuksen ulkoistaminen voi auttaa ymmärtämään yrityksesi liiketoimintaa paremmin?

Ulkoistaa voi kuitenkin muutakin kuin vain huipputason projekteja. Oikea tulostuskumppani voi saada aikaan ihmeitä tällä näkymättömämmällä mutta kriittisellä osa-alueella. 

Sillä tulostaminen on yhä erittäin tärkeää liiketoiminnassa. Euroopassa toteutetusta IDC:n tutkimuksesta käy ilmi, että 43 prosenttia yrityksistä kertoo paperiasiakirjojen olevan välttämättömiä liiketoimintaprosesseissa ja 28 prosenttia kertoo paperiasiakirjojen käyttämisen perustuvan lakisääteisiin vaatimuksiin.

Useampi kuin kolme neljästä yrityksestä kertoo, että kirjanpito- ja talousasiakirjojen tulostusta on jatkettava tai lisättävä.  

On siis hyviä syitä siihen, miksi isojen ja pienempienkin yritysten kannattaisi pohtia tulostustoimintojaan tarkemmin – tai etsiä tulostuskumppani, joka hoitaa tulostuksenhallinnan niiden puolesta. 

Tulostuksenhallinnan asiantuntijan puoleen kääntyminen voi auttaa IT-päättäjiä ratkaisemaan muun muassa tietoturvaan, tehokkuuteen, vastuullisuuteen tai lakisääteisiin vaatimuksiin liittyviä haasteita, jotka vaikuttavat työntekijöihin koko organisaatiossa.

Se myös tarjoaa IT-johtajille tilaisuuden paikata osaamisen puutteita, pienentää riskejä ja vapauttaa IT-osaston aikaa tärkeämpiin muutosprojekteihin.

Mitä tulostuksenhallintapalvelulta voi odottaa?

Tulostaminen on tällä hetkellä suurennuslasin alla myös vastuullisuusnäkökulmasta. Huonosti hallitussa tulostamisessa energiaa, paperia ja väriaineita voi mennä hukkaan. Se on selkeä vastuullisuushaaste. Lisäksi se on huono asia talouden kannalta ja voi altistaa yrityksen tietoturva- ja tietosuojariskeille.

Ulkoistaminen tai tulostuskumppanin valinta voi olla ratkaisu kaikkiin näihin ongelmiin. Ulkoistamisessa keskitytään kuitenkin usein vain pääkonttorin toimintoihin sen sijaan, että harkittaisiin hajautettuja ratkaisuja, jotka palvelisivat tämän päivän kasvavaa liiketoimintaa.  

Tämä taas voi altistaa yrityksen liudalle uusia ongelmia. 

Vastuu tulostustarvikkeiden ja laitteiden hankkimisesta ja hallinnasta pienissä paikallistoimipisteissä saatetaan sälyttää työntekijöille, joilla ei ole riittävästi aihealueen tuntemusta. Parhaassa tapauksessa se voi tarkoittaa, että tulostustarvikkeiden ja jopa tulostimien hankinnassa keskitytään hintaan laadun sijasta, jolloin yritys ei saa rahoilleen parasta vastinetta. Vielä huolestuttavampaa on, että työntekijät saattavat käyttää omia laitteitaan eivätkä ymmärrä riittävästi verkkotulostamisen riskejä, mikä voi altistaa yrityksen tietovuodolle. Paikallistoimipisteen työntekijät saattavat jopa päätyä hankkimaan muita kuin merkkituotteita, joihin saattaa verkkoon liitettyinä liittyä vakavia tietoturvariskejä.

Siksi luottamus on ratkaisevaa, selittää Brotherin MPS-päällikkö ja tulostusasiantuntija Phil White. ”Kun puhumme tulostuksenhallintapalvelusta (MPS), tarkoitamme erityisesti tulostus- ja asiakirjainfrastruktuuripalveluita, joita suuret yritykset ulkoistavat luotettavalle kumppanille. Tällöin palvelu kattaa kaikki työntekijöiden sekä toimisto- että kotikäytössä olevat laitteet.”

Nykyaikainen tulostuksenhallintapalvelu yhdistää kaiken tulostamisen ja asiakirjahallinnan yhdeksi kokonaiskustannukseksi, jota on helpompi seurata. Samalla tulostimien käytön seuranta helpottuu, jolloin voidaan varmistaa, että tulostimissa on oikeat tarvikkeet parhaaseen hintaan. Näin työntekijöitä kannustetaan tulostamaan vastuullisesti.

Tieto siitä, mihin työntekijät tulostimia todella käyttävät, auttaa parantamaan tietoturvaa. Kun tulostuspalvelukumppani keskittyy myös pieniin yksiköihin eikä vain pääkonttorin toimintoihin, verkkoon liitettävien hyväksymättömien laitteiden riski poistuu. ”Todellinen hyöty on siinä, että tulostaminen on hallitumpaa ja siten huomattavasti turvallisempaa”, White sanoo.
Tietoturva- ja tietosuojariskit ovat todellisia, kun yrityksellä on runsaasti myyntipisteitä tai satelliittitoimipisteitä. Yhtä lailla ne koskevat myös lääkärin vastaanottoja ja muita hoitolaitoksia, joissa on erittäin tärkeää huolehtia tietoturvasta ja -suojasta. Ratkaisusta hyötyvät myös kuljetus- ja logistiikkapalveluntarjoajat ja muut hajautetut yritykset.
Luottamusta on se, että tulostimen käyttäjä voi huoletta tulostaa lääkereseptin tai laskun tietäen, että tulostin toimii oikein ja tarvittaessa.

Yrityksesi tarvitsee tulostimen ja luotettavan tulostuskumppanin

Ennen tulostuskumppanin valintaa on tärkeää tietää, mitä yhteistyöllä halutaan saavuttaa. Kyse ei ole IT-ratkaisusta, White toteaa. Pikemminkin on pohdittava, mitkä ovat yrityksen toivomat liiketoiminnalliset tavoitteet.

White jatkaa: ”Yrityksen on löydettävä kumppani, joka ymmärtää sen liiketoimintaa ja projektille asetettuja tavoitteita organisaation, IT-osaston, talousosaston ja liiketoiminnan näkökulmista.”

Tulostuskumppanin on ymmärrettävä, että kaikki yritykset ovat erilaisia. Siksi ratkaisu on räätälöitävä yrityksen tarpeisiin pakettiratkaisun tarjoamisen sijasta. ”Kumppanin on käytettävä aikaa yrityksen konsultoimiseen”, White toteaa.

Ihannetilanteessa tällainen kumppani auttaa paljastamaan haasteita, joista yrityksessä ei oltu tietoisia. Tällaisia haasteita voivat esimerkiksi olla, että osaston työntekijät maksavat tulostustarvikkeista liikaa tai että liiketoimintaprosessit keskeytyvät tehottoman infrastruktuurin vuoksi. Kumppanin tarjoaman ratkaisun tulee olla niin joustava, että se täyttää kaikki määritellyt vaatimukset ja ratkaisee kaikki yrityksen haasteet.

Brotherin tulostuksenhallintapalvelu on jo lähtökohtaisesti hajautettu, ja sen hallintainfrastruktuuri sijaitsee pilvessä. White kertoo myös, että Brother ymmärtää, että yrityksillä on erilaisia asiakirjojen käsittelytarpeita ja -toiveita. Brotherin tulostuksenhallintapalvelu onkin asiakirjahallintaohjelmistoista riippumaton.

”Lähestymistapamme on konsultoiva, eli tavoitteenamme on ymmärtää asiakirjojen merkitys yritykselle ja selvittää, miten ne voidaan sovittaa yrityksen tavoitteisiin”, hän toteaa. 

MPS-sopimuksessa, jossa palvelu on liitetty liiketoiminnan tavoitteisiin, ei kuitenkaan ole asiakkaiden kannalta mitään pelättävää. Sopimukseen voidaan muun muassa määritellä sanktiot palveluntarjoajille, mikäli ratkaisuun liitetyt liiketoiminnan tavoitteet eivät täyty. Tällaisia tavoitteita voivat olla esimerkiksi kustannussäästöt tai asiakirjojen määrän pienentäminen.

Tulostus ei kuitenkaan ole IT-johtajille yhtä kuuma aihe kuin tekoäly tai robotiikka. Vaikka tulostusta ei nähtäisikään elämän ja kuoleman kysymyksenä yritykselle, se voi kuitenkin olla sitä asiakastyytyväisyydelle, tietoturvalle tai tuottavuuden parantamiselle.

Kuten White asian selittää: ”Tärkeintä on asiakirjan arvo.”

Tulostuksen ulkoistamisstrategian lähtökohtana on avoin vuoropuhelu, ja sopimuksen tulee perustua pitkäaikaiseen luottamukseen. Jos haluat keskustella sitoumuksetta siitä, miten Brother ja sen MPS-kumppanit voivat auttaa yritystäsi hyödyntämään tulostusinfrastruktuuria tehokkaammin, tutustu tulostuksenhallintapalveluihimme tarkemmin.