Parhaat vinkit kassanhallintaan mikroyrityksille ja itsensätyöllistäjille

Hyvä taloushallinto perustuu pitkälti perusteltuun päätöksentekoon, mikä on mahdollista vain, jos budjetointi on tehty oikein. Budjettilaskentaan on tarjolla monia pilvipohjaisia ratkaisuja, jotka tarjoavat jos jonkinlaista vipua ja vipstaakkelia. Pohjimmiltaan budjetoinnissa on kuitenkin kyse kolmesta perusasiasta:

Budjetin laskemiseen voi käyttää verkkotyökalua mutta aivan yhtä hyvin sen voi tehdä taulukkolaskentaohjelmassa, jossa on yksinkertaiset kaavat. Tärkeintä on huolehtia budjetin säännöllisestä päivittämisestä, jotta se vastaa kulloistakin tilannetta. Hyvä budjetointi auttaa tekemään fiksuja päätöksiä ja välttämään kassavirtaongelmat, kun edessä on uusi hankinta tai tarjolla uusi projekti.

Asiakkaat harvoin maksavat tehdystä työstä heti sen valmistuttua. Useimmissa yrityksissä on käytössä jaksoittainen laskunkierto, minkä vuoksi maksuajat voivat joskus olla pitkiäkin.

Suomessa yritystenkin välillä tavallinen maksuehto on 14 päivää netto, ja EU:n maksuviivästysdirektiivin (2011/7/EU) mukaan yleinen maksuaika on 30 päivää netto. Se tarkoittaa, että maksun saaminen voi viedä kahdesta viikosta kuukauteen. Osa yrityksistä edellyttää kuitenkin pitkiä maksuehtoja, kuten 60 päivää netto tai jopa 90 päivää netto, jolloin maksun saaminen voi viedä kolmekin kuukautta.

Maksuaika on tietenkin tärkeää ottaa huomioon suunnittelussa. Tarkista sopimukset aina huolellisesti, ja jos maksuehtoa ei ole merkitty selkeästi, kysy siitä. Maksuehto voi olla neuvoteltavissa, joten sitä kannattaa ainakin yrittää saada lyhennettyä.

Isot ja pitkäkestoiset projektit voivat olla kaksiteräinen miekka: ne takaavat hyvän tulon kerralla, mutta niihin liittyy myös riskinsä, kuten aloituksen viivästyminen tai maksun viivästyminen tai jopa kokonaan maksamatta jättäminen.

Paras tapa pienentää tällaisia riskejä on sopia asiakkaan kanssa etukäteismaksusta.

Monet asiakkaat eivät välttämättä suostu maksamaan koko summaa etukäteen. Tällöin voi kuitenkin olla mahdollista sopia säännöllisestä välilaskutuksesta koko projektin ajan.

Näin liiketoimintasi kassavirta pysyy hyvänä ja riskialttius pienenee. Välilaskutus voi myös sitouttaa asiakasta projektiin sen loppuun asti.

Yllättävät kalliit hankinnat voivat syöstä itsensätyöllistäjän talouden epätasapainoon. Kuukausimaksulliset tilauspalvelut voivat olla hyvä tapa hajauttaa kustannuksia ja tehdä niistä helposti ennakoitavia.

Tilauspalvelumallin suosio onkin kasvussa, eikä syyttä. Se auttaa mikroyrittäjiä ja itsensätyöllistäjiä ennakoimaan ja hallitsemaan kustannuksia tuottavuudesta tinkimättä. Tilauspalveluja on saatavilla moniin välttämättömiin arjen toimintoihin. Yksi esimerkki on tulostaminen. Monissa mikroyrityksissä tulostetaan tarroja, lähetyslistoja ja laskuja. Niillä ei kuitenkaan välttämättä ole varaa ostaa näitä isoina erinä etukäteen. Tilauspalvelu voi olla hyvä ratkaisu, sillä se pilkkoo kulut kuukausimaksuiksi ja tuo mielenrauhaa, sillä tulostustarvikkeet eivät lopu kesken.

Esimerkiksi EcoPro-tilauspalvelumme tarjoaa tulostamista helposti ennakoitavaan kuukausihintaan. Kun tulostimen ja tulostamisen vuosikustannukset on jaettu kuukausieriin, budjetointikin helpottuu.

Brotherin EcoPro-tilaus voi auttaa hallitsemaan tulostuskustannuksia, sillä se maksaa halvimmillaan vain 1,99 euroa kuukaudessa.